La elaboración de este documento corresponde a la necesidad de dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, los cuales reglamentan la Protección de Datos Personales asignando deberes a los encargados y responsables de cada una de la base de datos que la empresa en virtud de su objeto social recolecta, teniendo en cuenta que, en esta base de datos, se tiene información de carácter personal de los clientes, proveedores, trabajadores (interesados en procesos de selección o extrabajadores) y socios.

 

VIVALDI MASTER CLASS S.A.S.  Es una Compañía cuyo objeto social principal es la creación y comercialización de material educativo, orientado al desarrollo de programas pedagógicos que involucran el fomento de la ciencia y la tecnología en beneficio de la enseñanza musical masiva y de bajo costo en el territorio nacional, por tal razón se ha elaborado el Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales.    

 

El presente Manual tendrá en cuenta “El Principio de la Responsabilidad Demostrada” estipulado en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el cual estipula que las políticas internas deben tener en cuenta: (a) la estructura administrativa de la compañía, (b) la adopción de procesos para la atención de reclamos y consulta de los titulares.   

 

El presente Manual tiene como objeto establecer los procedimientos para el tratamiento de Datos Personales, de acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, los cuales están encaminados a desarrollar el Derecho Constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y las demás garantías Constitucionales para el cuidado de su información. 

 

VIVALDI MASTER CLASS S.A.S.  Asegura y regula el adecuado tratamiento de los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal, a fin de garantizar, proteger los derechos Constitucionales y los protocolos de seguridad para la protección de los mismos. 

 

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

 

ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. ha elaborado el presente Manual en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y sus decretos reglamentarios, en concordancia con los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia. 

 

ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este Manual aplica al tratamiento de todos los datos de personas naturales que se reciba, almacene y maneje VIVALDI MASTER CLASS S.A.S., con ocasión del desarrollo de su objeto social. El titular de los datos tendrá conocimiento del presente Manual.

 

El Manual de Políticas de Protección de Datos Personales y su respectivo Aviso de Privacidad podrán ser consultados en nuestra página web: https://www.vivaldicolombia.com/

 

ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS. VIVALDI MASTER CLASS S.A.S., ha identificado que realiza tratamiento a las siguientes bases de datos personales: Proveedores, Trabajadores (interesados en procesos de selección o extrabajadores), Clientes y Socios, no obstante, en el desarrollo de su objeto social podrá realizar tratamiento de otras informaciones que legítimamente se obtengan en desarrollo de su actividad comercial y en éste último caso su existencia estará ligada única y exclusivamente a la finalidad para las cuales fueron obtenidas. 

 

VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. dará tratamiento a las bases de datos de Proveedores, Trabajadores (interesados en procesos de selección o extrabajadores), Clientes, Socios, válidamente por un período igual a la existencia de su personería jurídica.

 

Extinta la personería jurídica de VIVALDI MASTER CLASS S.A.S., los datos personales se almacenarán en el sistema el cual sólo se podrá consultar por orden de Autoridad Competente o por la necesidad de dar cumplimiento a la Ley Comercial vigente.

 

ARTICULO 4. DEFINICIONES. Para los efectos del presente Manual y de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, se entiende por: 

 

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

 

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

 

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

h) Bases de Datos de Proveedores: Hace referencia a aquella base de datos que contienen datos de las personas naturales que presten un servicio o provean productos para VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. y que por su vínculo comercial sean objeto de tratamiento.

 

i) Bases de Datos de Clientes: Es la base de datos que contienen datos de las personas naturales a quienes VIVALDI MASTER CLASS S.A.S., les presta un servicio o vende un producto derivado de una relación comercial. En relación con las personas naturales que estén vinculadas con nuestros clientes, que con ocasión de la relación contractual se desprenda algún tipo de tratamiento, se garantizará que el uso de su información será tratado de conformidad con las finalidades establecidas en el presente Manual.

 

j) Bases de Datos de Trabajadores: Son las bases de datos de las personas naturales que estén vinculadas laboralmente con VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. 

 

k.) Bases de Datos de Socios: Es la base de datos que contienen datos de las personales naturales que tienen la calidad de socios de la VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. 

 

l.) Bases de Datos Inactivos: Son las bases de que contienen datos de personas naturales que no están vinculadas, pero estuvieron vinculadas con VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. El tratamiento de la información almacenada en esta base de datos será restringido y solo podrá ser consultada por el Representante Legal o a quien este designe en los casos estrictamente necesarios.

 

m) Datos de identificación: Hace referencia a aquella información que tiene como finalidad identificar e individualizar al titular de los datos.

 

n) Datos de ubicación: Hace referencia a aquella información que permite localizar al titular de los datos.

 

o) Datos socioeconómicos: Hace referencia a aquella información que permite conocer, verificar y clasificar el nivel social y económico al que pertenece el titular de los datos.

 

p) Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

q) Datos biométricos: Hace referencia a aquella información que permite realizar una identificación digital del titular.

 

r) Autorización General: Hace referencia a la autorización que da el titular de los datos para que cualquier información proporcionada por éste cumpla con la finalidad especificada según la base de datos y la necesidad de ejecutarla.

 

s) Otros: Esta sub clasificación tiene como finalidad agrupar aquella información que se recolecte diferente a las antes enunciadas, pero que tengan un propósito necesario para desarrollar el objeto social de VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. y cumplir con las políticas internas o disposiciones legales.

 

t) Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados como públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

 

u) Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios. Este tipo de dato requerirá autorización para su circulación.

 

v) Dato Privado: Considerado también como personal. Hacer referencia a toda información que identifique o permita individualizar a una persona.

 

ARTICULO 5. CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES. VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. De conformidad con lo establecido en la circular 002 del 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio, VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. ha adoptado criterios de clasificación de los datos según su naturaleza, de conformidad con el nivel de confidencialidad que tenga cada dato. Por lo anterior, los datos pueden ser Públicos, Semiprivados, Privados y Sensibles, de conformidad con las definiciones del artículo anterior.

 

De conformidad con lo anterior VIVALDI MASTER CLASS S.A.S., dependiendo de cada caso, los datos pueden recolectarse en cualquier etapa de la relación comercial, laboral, en sociedad, etc. Por lo cual se sub clasificó la información personal, de conformidad con las definiciones de los tipos de datos establecidas en el artículo anterior y de conformidad con sus finalidades, las cuales son establecidas en dicha clasificación. 

 

ARTICULO 6. FINALIDAD PARA LA CUAL SE OBTIENEN LOS DATOS PERSONALES: La información personal recopilada de los grupos de interés que se relacionan en los siguientes numerales, así como la que se recolecte de terceros en general tienen las siguientes finalidades: 

 

a) Desarrollo del objeto social. 

b) Cumplimiento de disposiciones legales y obligaciones contractuales. 

c) Cumplimiento de órdenes y requerimientos de autoridades estatales y particulares. 

d) Cumplimiento y determinación de políticas empresariales. 

e) Verificación de identidad y ubicación. Organización, sistematización y archivo de los datos proporcionados. 

f) Gestiones legales, administrativas o judiciales. 

g) Desarrollo de actividades de responsabilidad social, bienestar o generación de beneficios. Comunicación y contacto. 

h) Envío de información. Reportes a entidades públicas o particulares, 

i) Actividades de control interno y auditorías. Vigilancia, monitoreo, control y seguridad de los establecimientos, plantas, oficinas, instalaciones, bienes y de las personas que los utilizan. 

j) Compartir información con sociedades pertenecientes al mismo conglomerado, matrices, subordinadas o aliados estratégicos para darle gestión a la necesidad del titular. 

k) Consulta para prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo. 

6.1. INTERESADOS EN PROCESOS DE SELECCIÓN. La información personal proporcionada por interesados o candidatos en procesos de selección se utilizará con las siguientes finalidades: 

- Envío de comunicaciones relacionadas con el proceso de selección, consulta o actualización de la información. 

- Cumplimiento de deberes legales. 

- Confirmación de la veracidad de la información proporcionada, consulta de referencias, consulta de antecedentes en bases de datos oficiales. 

- Verificación de identidad y valoración de la idoneidad académica, laboral y personal del interesado o candidato para acceder al cargo. 

- Entrega de información a las autoridades judiciales, administrativas o particulares en ejercicio de funciones públicas. 

- Entrega de información a terceros que apoyan el proceso de selección para su verificación, análisis y valoración. 

6.2. TRABAJADORES. La información personal proporcionada por colaboradores, se utilizará con las siguientes finalidades:

- Verificar mi identidad.

- Cumplimiento de la normatividad vigente, del contrato, ejecución y cumplimiento de los actos jurídicos perfeccionados y de las órdenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales, administrativas o particulares en ejercicio de funciones públicas. 

- Entrega de certificaciones o información sobre la relación laboral por solicitud, autorización o por gestión del colaborador. 

- Entrega de información a terceros que apoyan a gestión humana en aspectos tales como: formación, evaluación, certificación, verificación, comparación de competencias laborales y todo tipo de procesos necesarios para la ejecución de la relación laboral. 

- Para que realicen los procesos necesarios en el área de recursos humanos dentro de la empresa.

-Para el manejo, transferencia, trasmisión y cumplimiento de las normas de Seguridad Social, incluyendo la transferencia de mi información a terceros que se requiera.

- Entrega de información personal a terceros para la gestión de actividades de bienestar, generación de beneficios o suscripción de convenios a favor de los colaboradores y/o sus familiares. 

- Gestión y envío de información solicitada por la institución de educación en el caso de los aprendices. 

- Actividades de salud ocupacional. 

- Contactar a mis familiares, dependientes económicos y/o beneficiarios en caso de emergencia.

 

6.3. GRUPO FAMILIAR DEL TRABAJADOR. La información personal proporcionada por el grupo familiar y los beneficiarios del colaborador se utilizará con las siguientes finalidades: 

- Organización, sistematización y archivo de los datos proporcionados. 

- Cumplimiento de la normatividad vigente, del contrato, los actos jurídicos suscritos y de las órdenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales, administrativas o particulares en ejercicio de funciones públicas. 

- Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, además de responsabilidad social empresarial. 

- Para el manejo, transferencia, trasmisión y cumplimiento de las normas de Seguridad Social, incluyendo la transferencia de mi información a terceros que se requiera.

- Solicitud de información y entrega de datos personales a terceros para la gestión de actividades de bienestar, generación de beneficios o suscripción de convenios, actos o contratos a favor del grupo familiar y/o de los beneficiarios establecidos. 

- Comunicación y contacto en casos especiales. 

6.4. PROVEEDORES, CONTRATISTAS, SUBCONTRATISTAS. Los proveedores, contratistas, subcontratistas se les tratará su información personal con las siguientes finalidades: 

- Cumplimiento de la normatividad vigente, de obligaciones tributarias, contractuales y de las órdenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales, administrativas o de particulares en ejercicio de funciones públicas. 

- Verificación, consulta, comparación y evaluación de la información con fines de selección, entablar relaciones contractuales, adquirir bienes o servicios, determinar niveles de calidad en productos o servicios prestados. 

- Verificación del cumplimiento de la competencia idoneidad técnica, profesional, personal y de aspectos de salud ocupacional de los dependientes del proveedor, contratista o de sus subcontratistas. 

Registro en la contabilidad, cumplimiento y control de obligaciones. 

- Remisión de información y comunicación de directrices y procedimientos para ejecutar los actos acordados. 

- Generación de certificaciones sobre el titular de la información y la relación contractual sostenida.

- Efectuar consulta o reporte a las centrales de información financiera, relacionadas con el cumplimiento o incumplimiento de obligaciones. 

6.5. CLIENTES. Las siguientes son las finalidades de la recopilación de información personal por parte de clientes: 

- Cumplimiento de la normatividad vigente, de obligaciones tributarias, contractuales y de las órdenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales, administrativas o de particulares en ejercicio de funciones públicas. 

- Envío de información comercial, publicitaria y de mercadeo. 

- Registro en la contabilidad, cumplimiento y control de obligaciones. 

- Elaboración de encuestas, medición de estándares en la prestación del servicio, satisfacción, gestión y estudios de mercado, generación información de carácter comercial, publicitario de mercadeo, invitaciones a eventos y similares. 

- Verificar, consultar, comparar y evaluar la información entregada por los clientes en bases de datos financieras, públicas o de cualquier índole legítimamente establecidas. 

- Compartir información con proveedores de productos o servicios para cumplimiento de obligaciones o con sociedades pertenecientes al mismo conglomerado, matrices, subordinadas o aliados estratégicos para ofrecer productos o servicios complementarios o sustitutos.

- Generación de certificaciones sobre el titular de la información y la relación contractual sostenida.

- Efectuar consulta o reporte a las centrales de información financiera, relacionadas con el cumplimiento o incumplimiento de obligaciones.

 

6.6. SOCIOS O ACCIONISTAS. A las personas naturales que adquieran la calidad de accionistas les serán tratados sus datos personales con las siguientes finalidades:

- Cumplimiento de la normatividad vigente y de órdenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales, administrativas o particulares en ejercicio de funciones públicas. 

- Registro en la contabilidad, control y cumplimiento de obligaciones. 

Gestiones legales, administrativas o judiciales. 

Ejecución y cumplimiento de los estatutos, reglamentos, protocolos y demás actos jurídicos. 

- Generación de certificaciones, lo cual puede implicar el envío de información personal a terceros encargados, tales como órganos de control societario. 

- Envío de información y de convocatorias o comunicaciones relacionadas con la sociedad.

 

6.7. TRABAJADORES RETIRADOS. Finalizada la relación laboral o contractual con VIVALDI MASTER CLASS S.A.S., tratará la información del extrabajador, exproveedor o excontratista para los siguientes fines: 

 

- Cumplimiento de la normatividad vigente y de las órdenes expedidas por las autoridades competentes, sean judiciales, administrativas o particulares en ejercicio de funciones públicas. 

-Entrega de certificaciones, constancias o información sobre la relación contractual con el extrabajador, ex proveedor o excontratista. 

- Conservación de información para entidades encargadas de la gestión de parafiscales. 

-Gestiones legales, administrativas o judiciales. 

 

ARTÍCULO 7. PRINCIPIOS. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se integrarán de manera armónica, los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, los mismos que se establecen a continuación y constituyen los parámetros generales que serán respetados por VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.

 

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

 

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

 

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.

 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

 

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. 




 

CAPÍTULO II

AUTORIZACIÓN


 

ARTÍCULO 8. AUTORIZACIÓN. El tratamiento de los Datos Personales que VIVALDI MASTER CLASS S.A.S., recolecta y almacena en sus bases de datos requieren del consentimiento, libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos; por ello de conformidad con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 5 de su Decreto reglamentario 1377 de 2013, VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. en su calidad de RESPONSABLE Y ENCARGADO adopta los procedimientos para solicitar a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular con el fin de realizar la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de la sociedad. 

 

VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. dispondrá los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares o de quien esté autorizado conforme al artículo 20 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, garantizando en todo caso, que pueda ser objeto de consulta posterior. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. 

 

ARTÍCULO 9. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN. Por disposición expresa del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: 

 

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 

Datos de naturaleza pública.

Casos de urgencia médica o sanitaria.

Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 

 

ARTÍCULO 10. AUTORIZACIÓN DE DATOS SENSIBLES. El Tratamiento de datos sensibles está prohibido, a excepción de los casos expresamente contenidos en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, en todo caso, de presentarse la necesidad de su recolección, para su Tratamiento, VIVALDI MASTER CLASS S.A.S., informará al Titular que el dato que va a suministrar es de los catalogados como sensibles, la finalidad por la cual se solicita y su derecho a no proporcionarlo por estar en esta categoría. 

 

ARTÍCULO 11. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. El documento mediante el cual el Titular manifiesta su Autorización fue elaborado por VIVALDI MASTER CLASS S.A.S.  y será puesto en conocimiento del Titular antes del Tratamiento de sus datos. La Autorización podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La Autorización será emitida por el Titular previamente a que VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. inicie con el Tratamiento de los datos. 

 

La Autorización por parte del Titular o de quien esté autorizado para emitirla, garantizará que se ha puesto en conocimiento que los datos personales serán recogidos, almacenados y utilizados para los fines determinados y conocidos. En el documento de Autorización constará que el Titular cuenta con los derechos de Consulta, Actualización, Rectificación, solicitud de Supresión de información y Revocación de la autorización, así como a solicitar protección de la Superintendencia de Industria y Comercio, siempre y cuando cumpla con los trámites previstos en este Manual y en la Ley. 

La Autorización contendrá cuando menos lo siguiente: 

 

La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de VIVALDI MASTER CLASS S.A.S.   

 

El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. 

 

Los derechos que le asisten al titular. 

 

Los mecanismos dispuestos por VIVALDI MASTER CLASS S.A.S.  para que el Titular conozca la política de Tratamiento de la información. 

 

El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. 

 

PARÁGRAFO SEGUNDO: VIVALDI MASTER CLASS S.A.S.  podrá recolectar información por correos electrónicos enviados por el Titular de la información o por el interesado en la prestación del servicio. 

 

ARTÍCULO 12. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. Por disposición del Decreto 1377 de 2013 VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. conservará la prueba de la Autorización del tratamiento de datos emitida por el Titular para que pueda ser objeto de consulta posterior. Para ello adoptará las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo obtuvieron las autorizaciones para el tratamiento de los datos personales de los titulares. 

 

ARTÍCULO 13. AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para ponerle en conocimiento que VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. cuenta con las políticas de tratamiento de información y que las mismas le serán aplicables, de igual forma se le informará la forma de acceder a las mismas.

 

El Aviso de Privacidad por disposición expresa del artículo 15 del Decreto Reglamentario 1377 del 2013 contendrá como mínimo: 1. Los datos sociales de VIVALDI MASTER CLASS S.A.S.; 2. Los medios para que el Titular pueda ponerse en contacto con VIVALDI MASTER CLASS S.A.S.; 3. Los medios por los cuales el Titular puede conocer las Políticas de Tratamiento de la Información; 4. El tipo de Tratamiento que se le dará a los datos proporcionados y la finalidad de los mismos; 5. Los Derechos que le asisten al Titular y la forma de ejecutarlos. 

 

PARÁGRAFO PRIMERO. Por disposición expresa del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. conservará el modelo del Aviso de Privacidad que utilice para dar a conocer a los Titulares de la existencia de las Políticas de Tratamiento de la Información y la forma de acceder a las mismas. 

 

PARAGRAFO SEGUNDO. El aviso privacidad por medio del cual se le informa al titular el tratamiento que VIVALDI MASTER CLASS S.A.S., dará a su información personal, se encuentra publicado en la página web de la compañía, así como físicamente publicado en las instalaciones de la misma. 

 

CAPITULO III

DERECHOS Y DEBERES

 

ARTÍCULO 14. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. Conforme a lo prescrito en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. dentro de los mecanismos que adoptará para dar cumplimiento a la Ley, dará a conocer al Titular de los datos personales que tiene los siguientes derechos:

 

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VIVALDI MASTER CLASS S.A.S.   Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; 

 

Solicitar prueba de la autorización otorgada a VIVALDI MASTER CLASS S.A.S.   salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012; 

 

Ser informado por VIVALDI MASTER CLASS S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; 

 

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; 

 

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y a la Ley 1581 de 2012; 

 

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

 

PARÁGRAFO. Conforme a lo establecido en el artículo 9 del Decreto Número 1377 de 2013, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 

 

ARTÍCULO 15. DEBERES DE VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

 

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

PARÁGRAFO. VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades consentidas por el Titular y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.


CAPÍTULO IV

PROCEDIMIENTOS

 

ARTÍCULO 16. DERECHO DE ACCESO. VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. garantizará en todo momento el derecho de acceso que tiene el Titular o sus Causahabientes siempre y cuando se acredite ante la Firma la identidad del titular o en su defecto se demuestre la legitimación para ejercer los derechos del Titular, a acceder y conocer qué información está siendo objeto de Tratamiento por parte de VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. 

 

El ejercicio de este derecho garantizará al Titular o a quien lo represente a consultar de manera gratuita sus datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de VIVALDI MASTER CLASS S.A.S.  Al menos una vez cada mes calendario, al igual, cada vez que existan modificaciones sustanciales a las Políticas de Tratamiento de la Información que motiven nuevas consultas.

 

ARTÍCULO 17. SOBRE LAS CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares o su causa habientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

 

La consulta se formulará por el medio habilitado por VIVALDI MASTER CLASS S.A.S., por lo tanto, se habilitarán medios de comunicación electrónica y presencial en las instalaciones de la compañía para la recepción de consultas. En todo caso VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. recepcionará consultas a través de los siguientes correos electrónicos: mercadeo@vivaldicolmbia.com

 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

ARTÍCULO 18. SOBRE LOS RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de VIVALDI MASTER CLASS S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida VIVALDI MASTER CLASS S.A.S., a través de los correos electrónicos: mercadeo@vivaldicolmbia.com, o a través de una solicitud por escrito que el titular presente en el domicilio social de la compañía.  con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos treinta (30) días desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del su solicitud.

 

En caso de que VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. reciba el reclamo y no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

ARTÍCULO 19. PROCEDIBILIDAD PARA ACCEDER, CONSULTAR, RECTIFICAR, ACTUALIZAR Y/O RECLAMAR. El Titular o su representante podrán solicitar ante VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. de manera gratuita la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, siempre y cuando acredite su identidad o la calidad en la que actúa. En el evento en que no se acredite la identidad del peticionario, no se tendrá por presentada, en todo caso, se informará el motivo por el cual no se dará trámite a su solicitud. VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos en este artículo señalados.

 

Siempre que se presente una solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentado a través de los correos electrónicos mercadeo@vivaldicolmbia.com o a través de solicitud por escrito que el titular haga llegar a las instalaciones de la compañía y deberán contener, como mínimo, la siguiente información:

 

El nombre del titular

Dirección física o electrónica a donde desea recibir la notificación de respuesta.

Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

 

En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

Documentos adjuntos (si aplica)

 

ARTÍCULO 20. SUPRESIÓN DE DATOS. El titular tiene el derecho, en todo momento, de solicitar a VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. a través del correo electrónico mercadeo@vivaldicolmbia.com o a través de una solicitud por escrito que el titular presente en el domicilio social de la compañía, la supresión de sus datos personales. Cuando sea procedente la supresión de los datos personales, VIVALDI MASTER CLASS S.A.S.  garantizará operativamente que la eliminación de los datos no permitirá la recuperación de la información. 

 

El titular podrá solicitar la supresión de los datos en los siguientes eventos:

 

Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recaudados. 

Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recaudados.

 

VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. podrá negar el ejercicio de la supresión de los Datos Personales en los siguientes eventos:

 

La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

 

ARTÍCULO 21. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. La revocatoria sobre el Tratamiento de los datos personales podrá ser total o parcial. En todo caso VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. utilizará los medios y procedimientos establecidos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

 

Será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatorio consentimiento a VIVALDI MASTER CLASS S.A.S., indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. 

CAPITULO V

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

ARTÍCULO 22. MEDIDAS DE SEGURIDAD. VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. en cumplimiento lo establecido por la Ley 1581 de 2012, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. ha adoptado las siguientes medidas de seguridad para la protección de cada una de esas Bases de Datos, en el siguiente orden:

 

Todos los contratos entre VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. y sus trabajadores y/o colaboradores tienen inmersa una cláusula de confidencialidad, adquiriendo los últimos un compromiso irrenunciable de guardar para sí con recelo toda información con la que contará y tendrá acceso a través de su participación en alguna actividad o trabajo, incluyendo los datos personales a los que tenga conocimiento.

 

Para la validación de la calidad del peticionario, VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. ha adoptado como medidas, las siguientes: 

 

Los titulares de los datos personales deberán acreditar a VIVALDI MASTER CLASS S.A.S.  su calidad de titular de la información o en su defecto la autorización respectiva, para que se le pueda dar trámite a su petición.

VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. al momento de recibir la petición por parte del titular, le solicitará que le exhiba su documento de identidad y deberá anexar fotocopia del documento exhibido.

Si la consulta se realiza por medio electrónico o por cualquier otro medio no presencial, el titular de la información, deberá acompañar su petición con una fotocopia escaneada de su documento de identidad, junto con la solicitud que deberá estar firmada. 

 

En todos los casos, VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. podrá ponerse en contacto con el titular de la información por los medios de notificación que reposan en sus bases de datos para constatar la autenticidad de la petición. 

 

Las bases de datos de los trabajadores, estarán protegidos para evitar el acceso a personal no autorizado.

ARTÍCULO 23. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. VIVALDI MASTER CLASS S.A.S.  Mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

 

CAPÍTULO VI

DISPOSICIONES INTERNAS

 

ARTÍCULO 24. DESIGNACIÓN. VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. al interior de la Firma se han establecido los procedimientos para dar cumplimiento oportunamente a los requerimientos realizados por los Titulares o sus autorizados, por tal razón se ha designado a <<anotar>> para recepcionar las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

 

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas sobre el tratamiento de sus datos personales o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, podrá ponerse en contacto con VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. A los correos electrónicos mercadeo@vivaldicolmbia.com, o allegando un escrito con su solicitud a las instalaciones de la compañía, ubicada en la CL 1 C #66B 59 OF 401 B, peticiones que serán recepcionadas en el horario de <<anotar>>

 

ARTICULO 26. RESPONSABLES Y ENCARGADOS. De conformidad a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, y su Decreto 1377 de 2013, los Responsables de VIVALDI MASTER CLASS S.A.S., son quienes deciden sobre el ingreso y la revocatoria de la información personal que se encuentra contenida en la base de datos de clientes, proveedores, trabajadores, terceros, temporales, socios. 

 

Son funciones de los responsables del Tratamiento de Datos de VIVALDI MASTER CLASS S.A.S., las siguientes: 

 

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas por la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular de los datos personales.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada y publicada en el Manual Interno de Políticas para Garantizar la protección de datos personales.

Exigir a los Encargados del Tratamiento de trabajadores, clientes y proveedores en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la legislación en materia de protección de datos que incluya la atención de consultas y reclamos.

Informar al Encargado del Tratamiento cuando haya una actualización o novedad respecto a las bases de datos.  determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

 

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares

Cumplir con los demás deberes, instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. es Responsable y Encargado de la información personal que obra en sus bases de datos, y todas aquellas personas que realizan el tratamiento de la información personal que recolecta la Compañía. 

 

Son funciones del Encargado del tratamiento al interior de la compañía las siguientes:  

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos suministrados por el titular.

Actualizar la información reportada por el Titular dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo en la base de datos a cargo.

Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados por la ley.

Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula por la ley.

Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio

Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización.

Cumplir con los demás deberes, instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

ARTICULO 27. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. VIVALDI MASTER CLASS S.A.S.,  ha nombrado como oficial de Protección de Datos Personales a <<anotar>>, quien deberá vigilar que se cumplan con lo establecido en el presente Manual de Políticas de Protección de Datos Personales.

 

ARTICULO 28. TRAMITE PARA RECEPCION DE SOLICITUDES. Una vez sea recepcionada la solicitud del titular por parte de la Coordinadora de Planeación Estratégica, esta deberá re direccionar dicha solicitud al Responsable de la Base de Datos correspondiente, con copia al Oficial de Protección de Datos Personales, El Responsable deberá darle tramite a la respectiva petición de conformidad a los términos enunciados en el presente Manual de Políticas de Protección de Datos. 

 

Una vez haya dado respuesta, el Responsable deberá Remitir la respuesta al Oficial de Protección de Datos, el cual determinará que dicha respuesta corresponda a lo solicitado por el titular de la información personal; Una vez el Oficial de Protección de Datos de visto bueno, re direccionará la respuesta a la Coordinadora de Planeación Estratégica, para que remita respuesta final al titular de la información personal. 

 

ARTÍCULO 29. CRITERIO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Los trabajadores que, con motivo de sus funciones según su cargo o labor, que tengan acceso a información personal contenida en las bases de datos de VIVALDI MASTER CLASS S.A.S., deberá ceñirse estrictamente a los siguientes criterios:

Solo podrá utilizar las bases de datos que contengan información de tipo personal que sean suministradas, avaladas o autorizadas por el titular del dato personal. 

Se abstendrá de dar tratamiento a aquella que no cuenten con la autorización previa por parte del titular de los datos o que no sean Datos Públicos.

Las informaciones contenidas en las bases de datos sólo podrán ser utilizadas para los fines a los que fueron autorizados por el titular de la información. 

Se documentará cualquier solicitud que se realice al interior de la Empresa en la que se involucre la circulación de datos personales. 

 

Cada trabajador de la compañía ha sido informado de las implicaciones legales que tiene el uso indebido de la información personal y de las bases de datos de VIVALDI MASTER CLASS S.A.S.  por lo que deberá ceñirse estrictamente a las autorizaciones dadas por los titulares de las bases de datos y según los criterios de uso. 

CAPITULO VII

MEDIDAS DE SEGURIDAD

Artículo 30. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, VIVALDI MASTER CLASS S.A.S.  adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

CAPÍTULO VIII

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 31. ACTUALIZACIÓN Y VIGENCIA. VIVALDI MASTER CLASS S.A.S. se reservan la facultad de revisar en cualquier momento esta Política. En tal caso, publicarán cualquier cambio a esta Política en el sitio o páginas web que se habiliten para tal fin. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los Titulares de la información mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, antes de o a más tardar al momento de implementarlos, informándoles que podrán consultar la nueva política en el sitio donde se encuentren disponibles. En dicho aviso se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los Titulares una nueva Autorización. 

La presente Política entrará en vigencia a partir del primero (1) de enero de 2017 y las bases de datos estarán vigentes por el tiempo razonable y necesario de acuerdo con las finalidades del tratamiento de la información. No obstante lo anterior, los Datos Personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales que así lo dispongan.